メールの書き方

他の誰かに転送する

誰かから来たメールを、そのまま他の誰かに回すことを「転送」という。Eメールをはじめたばかりのころは、そんなことをするケースは考えにくいが、たとえば趣味の掲示板で知り合った人から面白い情報が届き、他の知り合いにも知らせてやりたいというような場合、自分でメール作成画面を開いて書き直して送らなくても、届いたメールをそのまま転送すると便利だ。

やり方は「返信」とそっくりなので混同じやすいが、違うのは、「返信」の場合が「送ってきた相手に返す」のに対し、「転送」は「よそから来たメールを別の第二者に送る」ということ。

アドレスをグループごとに分けて整理する

アドレスの登録数が増えてくるにつれ、アドレス帳の中がごちゃごちゃしてくるだろう。なかには同姓の人がいたり、ニックネームで登録した人がいたりするので、ついうっかり出す相手を間違えてしまって思わぬトラブルになることもある。仕事の相手や趣味の仲間、不倫の相手など、グループごとにまとめてしまうとそういった間違いも防ぎやすい。また、同じ内容のメールを関係するグループ内の人に出す場合も一度で済むので、これはとても便利な機能だ。

別のグループも作りたいときは、いまの操作を繰り返せばいい。また、すでに作ってあるグループ(たとえば「趣味」グループ)にあとからアドレスを追加したいときは、[アドレス]ボタンをクリックしてアドレス帳を開き、リストの中から「趣味」を選択すると「趣味のプロパティ」画面が開く。いま作った「趣味」グループ全員に、たとえば連絡事項などの同じ内容のメールを一度に送るときは、次のようにする。

相手に嫌われないメールの書き方

せっかく見つけた相手とうまくつきあっていけるかどうか、それはメールの書き方次第だ。もちろん、知り合いや仕事上の相手に対しても失礼な書き方はまずい。 一般的なルールとしては手紙を書くときと同じに考えればいいわけだが、メールの場合はできるだけ簡潔にまとめたい。相手にとって「読みやすいメール」を送ることが、メル友を増やしたり、長くつきあっていくためには必要だ。読みやすいメールこそが「返事のくるメール」なのだ。

相手が「読みやすいメール」を書くための基本中の基本

読みやすいメールを書くポイントをいくつかあげてみよう。これはどんな相手に送る場合でも共通の事柄だ。

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